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    銷售費用專項審計(完整版)

     

    來源:狼牙棒審計 ,作者右佑

     

    XX2vxx年市場費用使用情況審計報告

    Y內審字 [ 2v2x] x

    按照《XX公司審計制度》的規定,以及2vxx年內部審計計劃的安排,經公司領導批準,將對某某銷售公司2vxxw月市場費用使用情況進行專項審計。某某銷售公司與審計事項相關的會計資料的真實、完整和其他相關情況做出了承諾。

    現將本次的審計結果匯報如下:

    一、基本情況簡介

    2vxx1月起,某某銷售公司開始F產品線進行運營,主要負責銷售KAD2個產品,現共分四個辦事處,其ZL1辦(L)、ZL2辦(Y)、ZLs辦(C)、ZL4辦(X),具體管理模式為:KF藥總經理zSYB總經理DQ經理QY經理→代表。

    截止2vxxxx日,某某銷售公司共有人數n人。其中,DQ經理m人、QY經理v人、醫藥代表b人組織架構圖如下所示:

    組織架構圖如下所示:

    費用報銷審核審批流程:

    2vxx1月起,某銷售公司費用報銷實行二級審批制。具體審批如下所示:

    ① 使用QY經理額度:代表QY經理審核DQ終審;

    ② 使用DQ經理額度:代表、QY經理DQ經理審核SYB經理終審;

    ③ 使用SYB總經理額度:DQ經理、學術經理、SYB經理SYB經理審核KF經理終審;

    二、審計程序

    1.依據額度核算表與費用支付明細表,對到代表額度費用與實際打款進行分級統計,統計出各級費用的實際支付與額度的差異。同時對統計的數據進行分析并得出需要關注和訪談的點。

    2.將額度核算表與費用報銷明細表進行細化分解到代表個人,分析具體額度對應的費用流向是否存在異常(如額度未支付、超額度支付、無額度已支付等),根據異常情況確定抽樣樣本及訪談對象,共抽查14個訪談對象,并確定需要補充有關的資料清單。

    3.將費用支付明細表中費用支付期間進行列示劃分,區分哪些是用2vxx年額度支付2v2v年及之前費用的情況,把之前年度占現期間額度的情況作為異常情況進行關注,根據金額從大到小確定抽樣樣本及訪談對象,并確定需要補充有關的資料文件。

    4.根據數據統計分析應把額度流向不明的款項支付及費用報銷作為關注的對象,如額度、返利額度等支付及流向不明的作為重點關注對象,并作對應人員的訪談。

    5.復核YS系統中費用報銷明細與實際打款是否相符,并對異常進行抽樣核實。

    6.YS 系統中查詢費用申請報銷審核審批流程是否與營銷中心制定的費用審批流程一致。

    7.抽取費用報銷憑據,查看費用申報人與實際領款人是否一致。

    8.完成上述審計G作,形成初步的審計結果,并與KF藥市場人員充分溝通。

    9.依據對初審結果的溝通情況,形成審計結論。

    三、數據統計情況

    (一)KFSYBS銷售收入及額度分配情況

    1.2vS銷售K收入1y.2萬元、銷售A收入s.v1萬元,合計銷售收入1,1xx.vq萬元。

    2.2vS銷售K產生費用額度11g.v1萬元、銷售A產生費用額度1.6y萬元,合計終端產生額度16v.6g萬元。

    由銷售收入及產生的費用額度可知,產品K費用率為1v%、A費用率為11%(銷售費用率=銷售費用/銷售收入*1vv%)。具體額度計算如下表所示:

       額度計算表(2vxxhh的終端數據) 單位:萬元

    產品名稱

    一級

    廣告

    G

    學術

    維護

    返利

    統籌

    差旅

    K

    11g

     2vg.2

    qy

     16.q

    1v4.

     44.q2

    xx

     1.1 

    A

    1.6y

    v.6q

    v.2

    v.v1

    v.2q

    v.11

    v.v

    v.v1

    合計

     16v

     2vg

     qy

     16.y

    1v4.q

     44.yq

     xx

     1.6

    詳見附件:額度計算表(期間:2vxxhh

    3.經與jx中心了解實際結算充值情況如下:

    1)剛性費用(廣告費+QY經理提成+代表提成)撥付情況:2vxxw終端產生額度剛性費用直接落實到個人;

    2)G資:2vxxw結算充值SYBG額度;

    3)SYB維護額度(學術+DQ維護金+辦公差旅):2vxxp結算充值至zSYB維護費額度,由SYB自行分配;2vxxp改由統籌管理;

    4)額度:2vxxw結算充值至KF;

    1)返利:2vxxf終端返利額度扣減實際應從費用中扣返利金額后充值至S現金返利,由SYB管理;2vxx1-p改由KF統籌管理;具體如下表所示:

    額度充值及使用表(2vxxhh的終端)單位:萬元

    項目

    一級結算

    剛性

    SYB統籌

    KF統籌

    額度充值

    16v.6y

    2gy.g

    xx1.vs

    46.6q

    實際使用

    4g1.gq

    2gg.2

    1q1.y6

    2v.yq

    未使用

    64.q1

    v.26

    sg.1q

    21.y

    詳細附件:額度充值使用表(期間:2vxxhh

    (二)剛性費用支付情況

    2vxx年因終端產品銷售產生剛性費用共計2gy.gy萬元,占一級結算額度1s.s2%,其中廣告費2vg.g6萬元,經理提成22.4s萬元,代表提成66.1g萬元。截止2vxxyxx日已支付廣告費2vg.26萬元、提成yg.gy萬元。具體詳見下表:

    剛性費用使用情況表(期間:2vxxhh單位:萬元

    項目

    額度

    G資形式發放

    票報銷形式

    未支付

    提成

    廣告費

    提成

    廣告費

    提成

    廣告費

    廣告費

    2vg.g6

     

    61.66

     

    14q.6v 

     

    v.qv 

    經理提成

    22.4s 

    2s.1q 

         

    -v.q4

     

    代表提成

    66.1g 

    6v.44

     

    6.sy 

     

    -v.2s 

     

    合計

    2gy.gy 

    ys.6v 

    61.66

    6.sy 

    14q.6v 

    -v.gq 

    v.qv 

    詳細附件:剛性費用使用情況統計表(期間:2vxxhh

    (三)統籌額度使用情況

    了解,jx中心核算出終端數據后,除剛性費用額度結算充值至個人名下,剩余由于期間營銷政策管理調整,存在兩種結算充值方案。

    12vxxwG資額度、2vxxp維護費額度、2vxxf返利結算充值至SYB,由SYB自行統籌分配;

    22vxxwKF額度、2vxxp維護費額度、2vxx1-p返利結算充值至KF,由KF自行統籌分配。

    2vxxZL川銷售K(6v)、A(4y)產生終端產生可統籌額度(除剛性費用)合計261.q1萬元,2vxxs-y月共對ZL川市場共支持費用1g6.q4萬元,未使用64.gq萬元,具體使用如下:(                               

    1.KF支持情況

    2vxx因終端產品銷售結算充值至KF可統籌額度合計4s.gv萬元,其中KF支持ZL川市場費用合計12.1g萬元,具體使用見下表:

    2.SYB支持情況

    了解,2vxs-q月由SYB統籌分配,2vxy月改由KF統籌結算充值。

    2vxx因終端產品銷售結算充值至SYB可統籌額度合計xx1.vs萬元,其中SYB支持ZL川市場費用合計1vq.sy萬元,具體使用情況見下表:

    3.DQ支持情況

    了解,2vxxs-q月由SYB撥付DQ額度,2vxxy月由KF統籌結算充值。

    2vxxSY區經理共支持ZL川市場費用合計2.yq萬元。具體使用見下表:

    4.辦事處經理支持情況

    經了解,2vxxs-q月由DQ撥付辦事處額度,2vxxy月由KF統籌結算充值。

    2vxxzSYB西區各辦事處經理共支持ZL川市場費用合計4s.g萬元。具體使用情況見下表:

    四、 審計發現

    (一)制度規范管理方面

    1.未對費用報銷時效建立相關制度。

    經與DQl了解,對下級QY經理或代表的報銷要求費用報銷周期為一個月,次月1v日前提交上月費用。但無相關制度及政策規定。

    2.統籌分配無相關制度文件規定。

    經了解,終端產生的額度jx中心將除剛性費用(廣告費+提成)、G資額度結算充值SYBG資額度外,其余額度jx中心一并結算充值至SYBKF,2vxxs-q月由SYB統籌分配,2vxxy月由KF統籌分配,但無相關制度文件規定。

    (二)額度分配管理方面

    1.jx中心額度備案政策與實際分配情況不相符。

    經了解,jx中心根據政策備案表將終端銷售產生的費用額度以廣告費、QY經理提成、代表提成、G資、學術、DQ維護金、返利、統籌、辦公差旅等九個方面核算。但實際分配除剛性費用落實到個人外,其余額度jx中心一并打包結算充值至SYBKF自行統籌分配。

    2.額度統籌導致部分ZL市場產生維護費未使用在S市場,涉及金額1q.26萬元。

    經審查各級經理額度明細及費用報銷明細發現,部分ZL川市場產生維護費額度未使用在SC市場的情況如下:

    如:由于jx中心只控制總額度,在SYB統籌期間ZL川市場因終端銷售為SYB提供xx1.vs萬額度,SYB統籌期間內共對ZL川市場支持費用1q1.y6萬元,剩sg.1q萬元其中G資額度剩余q.q1萬元,維護費額度應剩余xx.46萬元。但實際查詢各級經理維護費剩余額度合計22.11萬元小于應剩維護費額度。

    經與jx了解,jx中心只控制總額度的發放至對應SYBKF,由于分產品線后,SYBKF統籌分管多個市場,額度是整體撥付的,無法對其區分。

    3.分配額度及相互額度撥付環節缺少監督控制。

    核查額度明細了解,2vxxw終端額度發放,jx中心將jx中心核算的除剛性費用(廣告費+提成)、G資額度結算充值SYBG資額度外,其余額度jx中心一并打包結算充值至SYBKF自行統籌分配,對于其如何向下分配缺少有效的監督控制,且相互之間額度撥付也無監督。

    (三)返利額度方面

    1.返利額度計算,政策備案表返利點位K額度是終端數據的4個百分點(44.q2萬元)、A額度是終端數據的1個百分點(v.11萬元),返利額度44.yq萬元。

    2. 返利額度提取的合理性存在疑慮,金額44.yq萬元。

    經了解及審查相關資料得知:

    1)返利額度按政策點位統一提取合計44.yq萬元,但實際扣取返利金額4.12萬元,返利提取金額與實際發生金額存在較大差異(差異金額:4v.q1萬元);

    2)實際返利是與商業公司簽訂銷售折讓協議,按藥品的單價折讓,并且與各商業之間折讓單價不一;

    3)并不是與所有商業公司都有返利,與商業公司簽訂銷售折讓協議的有返利,未簽訂銷售折讓協議的沒有返利。

    4)返利額度最終并入SYB統籌和KF統籌。

    3.實際發生額度扣款金額與票折金額不一致。

    審計發現:2vxxw從返利中實際扣取返利金額4.12萬元(數據來源于額度計算表),實際票折金額是s.6y萬元(數據來源于票折明細),相差v.44萬元。

    經了解,實際扣取返利金額是以終端數為基礎,而票折金額是以進貨數為基礎,核算基數不一致導致返利實際扣款金額與票折金額存在差異。

    (四)費用報銷抽查方面

    此次審計過程中依據營銷費用稽核部提供的費用打款明細表(樣本總體:112筆)隨機抽取4v筆樣本進行費用打款抽樣檢查。詳細情況列舉如下:

    1.使用當期額度處理前期未申請的遺留費用,涉及金額22.v6萬元。

    經審查費用報銷明細發現其中6g為前期遺留費用,且未在老YES系統中進行申報,合計金額22.v6萬元,部分情況如下:

    (1)2xpp日,D經理報銷的2v2v1-2v2vxx差旅費合計2.6萬元。

    (2)2vxxs1g日,醫藥代表報銷的2v2vs季度稅費1.1g萬。

    (3)2vpy日,代表報銷的2v1y號開通csp和稅控盤費用共v.s4萬元。

    2.辦事處經理用自己辦事處額度處理自己的費用,合計撥付2.61萬元。

    經抽樣檢查及訪談了解到,辦事處經理會將自己辦事處額度撥付至DQ經理處用于處理自己的費用。

    12vxxp16日,ZL1辦經理L撥付v.41萬維護額度給DQ經理l處理自己報銷s月維護費v.44萬元。

    22vxxy1日,ZL1辦經理L撥付2.2萬維護額度給DQ經理l處理自己報銷1辦端午節維護費1.11萬元和1月維護費v.1y萬元。

    據了解:2v年初KF規定辦處4個點額度包含QY經理本人費用,由辦事處經理費用需經我審批扣額度,故當辦事處額度批復完代表費用后有結余即可撥付給DQ審核本人費用。

    (五)人員訪談方面

    1.Q經理給代表下達任務,對其考核管理時均未簽訂正式的《任務協議》。

    訪談過程中,QY經理月初會通過PPT或任務明細表的方式向自己管理的代表下達任務,未簽訂正式的《任務管理協議》。

    2.當期費用未及時在yes系統中申報。

    了解,yes系統費用報銷前代表會將明細發送辦事處經理或DQ經理審核,辦事處經理以當期撥付的額度不夠處理全部費用讓其申報部分費用。便在yes系統中未將辦事處經理同意申報部分費用進行申報,等辦事處經理有額度同意申報時再在yes系統中申報。

    五、審計建議

    1.規范費用報銷時限及各級額度分配相關的制度化建設,使執行有據可依可查。

    2.各級額度分配應嚴格執行備案政策文件,不得隨意自行調整或處理額度,對額度調整應進行相應的管控。

    3.額度統籌未用于ZL川市場部分應當有清晰的額度費用流向,能讓其清晰查詢這部分額度費用用于支持哪個市場的哪些費用。

    4.返利應當及實支出。由于實際發生的返利與額度提取的返利相差較大,沒有必要提取這么多返利額度,應根據實際支付情況提取。

    5.費用使用申請應嚴格按照政策規定執行,并及時在期間內完成使用申請,避免遺留費用的持續發生。

    6.建議規范各級費用的使用,嚴禁將下級額度費用撥付至上級處理自身費用。

    7.下達任務及考核時,應簽訂正式的任務考核管理協議,明確具體獎懲措施。

    8.規范費用在YES系統中的填報管理,做到費用報銷的及時性、依據充分。

    附件: 1. 終端額度計算表(期間:2vxxhh

    2.剛性費用支付統計表(期間:2vxxhh

    3.各級額度使用統計表(期間:2vxxs月至y月)

    4.費用報銷統計表(期間:2vxxs月至y月)

                                                XX公司審計部
    審計組成員: XXX

    2vxxQQ

     

    發布人:利安達 發布時間:2023-12-14 閱讀:547
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